¿Qué es Smartsheet? – Explicado

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Por James T. Cains

Smartsheet es una solución de gestión de proyectos en línea que pretende ser la alternativa moderna a las herramientas tradicionales de gestión de proyectos como Microsoft Project. Smartsheet se centra más en los aspectos colaborativos de la gestión de proyectos, mientras que las herramientas tradicionales tienden a centrarse más en horarios y tareas. Esto no quiere decir que no pueda gestionar tareas y programas en Smartsheet; puede hacerlo. Esto significa que la funcionalidad de colaboración se integra en Smartsheet y está fácilmente disponible para su uso con sus horarios y tareas, mientras que si utiliza Microsoft Project para gestionar un proyecto, tiene que utilizar otros medios de colaboración.

Smartsheet es una aplicación web, lo que significa que no tiene que instalar ningún software en su ordenador para utilizarlo. Todo lo que necesita está en línea y, por lo tanto, puede acceder a él desde cualquier lugar: el trabajo, el hogar o la carretera en su smartphone o tableta.

¿Qué hace Smartsheet?

Smartsheet utiliza hojas de cálculo, conocidas como hojas, como la base de todo lo que hace, pero la diferencia entre Smartsheet y los programas de hoja de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets es que Smartsheet tiene todo tipo de funcionalidad de colaboración incorporada.

Más allá de la funcionalidad estándar de las hojas de cálculo, esto es lo que puedes hacer con Smartsheet:

  • Colabora: Puede invitar a otros miembros del equipo del proyecto a colaborar en una hoja, lo que significa que pueden ver o editar la hoja.
  • Configurar alertas: Puede configurar notificaciones y recordatorios para tareas dentro de la hoja.
  • Adjuntar archivos: Puede adjuntar archivos a la hoja global o a una fila (o tarea) de la hoja. Los archivos se almacenan en los servidores de Smartsheet y están vacíos cuando usted o sus colaboradores se conectan a Smartsheet y ven la hoja.
  • Tenga discusiones: Puede configurar discusiones para el proyecto en su conjunto o para determinadas tareas. Estas discusiones se almacenan dentro de la hoja.
  • Solicitar actualizaciones: Puede solicitar actualizaciones de los colaboradores sobre el progreso de sus tareas asignadas desde la hoja.
  • Configurar formularios web: Esto le permite configurar formularios de retroalimentación o de encuesta y hacer que las respuestas que los usuarios den se rellenen automáticamente en una hoja.
  • Publicar la hoja: Puede hacer que la hoja esté disponible a través de una URL externa para que cualquiera pueda verla.

Empieza con Smartsheet

Smartsheet le ofrece una prueba gratuita de 30 días para probar sus funciones, y tiene un par de formas de registrarse:

  • Con tu dirección de correo electrónico: Sólo tienes que ir a www.smartsheet.com, escribir tu dirección de correo electrónico y hacer clic en Probar Smartsheet de forma gratuita. Usted recibe un correo electrónico de Smartsheet, pidiéndole que confirme su dirección de correo electrónico. Haga clic en el botón Confirmar correo electrónico y se cargará Smartsheet en su navegador y le pedirá que configure una contraseña. Después de eso, Smartsheet te registra y ya está.
  • Con Google: Si tienes una cuenta de Google, puedes acceder a Smartsheet con tu cuenta de Google, evitando la configuración del correo electrónico de confirmación y la contraseña; las credenciales de tu cuenta de Google son las que utilizas para acceder. Sólo tienes que hacer clic o registrarte en Google en la página principal de Smartsheet y Smartsheet te pedirá permiso para acceder a tu cuenta de Google. Haga clic en Aceptar y Smartsheet iniciará sesión inmediatamente después de aceptar los Términos de servicio.

Como parte de la prueba gratuita, puede utilizar Smartsheet como lo haría un solo usuario, y puede configurar hasta diez hojas. Lo único que no puede hacer con la prueba gratuita es publicar formularios Web porque sólo los usuarios de pago pueden tener URLs públicas.

Cuando está probando Smartsheet, puede cambiar del plan de un solo usuario al plan de equipo para probar las funciones adicionales, como la generación de informes, la administración de usuarios y la administración de recursos. Vea abajo para más información sobre el plan del equipo.

¿Cuánto cuesta Smartsheet?

Si le gusta Smartsheet y desea continuar usándolo después de que expire la versión de prueba, puede iniciar sesión en Smartsheet y hacer clic en el botón Actualizar en la parte superior de la ventana de su navegador. Tienes tres planes para elegir:

  • Básico: Este plan cuesta $14 por mes (si paga anualmente) y le da una licencia de usuario único. Usted tendría esa licencia y sería el «dueño» de las sábanas. Puedes tener un número ilimitado de «colaboradores». Esta opción es realmente para el jefe de proyecto que trabaja por su cuenta. Puede configurar hasta diez hojas para sus proyectos y almacenar hasta 3 GB de documentos en línea.
  • Equipo: Este plan es para un pequeño equipo de gestores de proyectos que deben ser capaces de crear sus propias hojas para gestionar sus propios proyectos. El costo es de $13 por usuario, pero usted debe tener al menos tres usuarios, por lo que su costo será de al menos $39 por mes (cuando se paga anualmente). Cada usuario puede configurar 50 hojas y almacenar hasta 15 GB de documentos. Además de las funciones del plan básico, también puede obtener informes, gestión de usuarios y recursos, y soporte prioritario de Smartsheet.
  • Enterprise: Este plan es para la organización grande que tiene 25 o más gerentes de proyecto. Incluye hojas y almacenamiento ilimitado, además de todas las características de los otros planes. No hay un costo fijo; necesita ponerse en contacto con Smartsheet para discutir precios personalizados.

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